La Organización empresarial

En respuesta a una petición que me ha hecho un amigo de que enumere las áreas de las Empresas y la organización empresarial desde la perspectiva de un Consultor de Selección de Personal, aprovecho para contestarle a través de un post.

 

Yendo a lo básico

Resumiendo y yendo a lo básico podríamos decir que

Las áreas funcionales de la empresa son las diversas actividades más importantes de la empresa, ya que por ellas se plantean y tratan de alcanzar los objetivos y metas. Generalmente una empresa está formada por lo menos 5 áreas funcionales básicas

  • Dirección. Incluye planificación estratégica
  • Administración, Contabilidad y finanzas. Asumiendo la Dirección financiera y fiscalidad.
  • Organización y Recursos Humanos
  • Comercial y marketing
  • Producción

Existirían otras funciones que dependiendo del tipo de empresa, sector y cultura empresarial pueden estar enmarcadas en una de estas áreas u en otras y, en ocasiones, por su peso en la empresa, como una área propia. Como por ejemplo: Investigación y Desarrollo (entre marketing y producción), Logística (entre marketing y producción) gestión de cobros (entre área financiera y comercial), Aprovisionamiento de materias primas (entre producción y logística) Prevención de Riesgos Laborales (entre producción y Recursos Humanos). Sistemas Informáticos, (¿administración, dirección?) en ocasiones Calidad (¿producción, dirección?). Comunicación corporativa (¿marketing, dirección?). Yo tengo mi propia opinión, de donde encuadraría cada una de estas actividades, sesgada como otras, por mi experiencia profesional.

No obstante el diseño de la organización dependerá de muchas variables, tantas como empresas existentes.

La estructuración de las organizaciones

El primer recuerdo que tengo sobre modernización de las organizaciones es el excelente libro de Mintzerg: LA ESTRUCTURACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES. En su libro describe la estructura de las organizaciones como el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas, consiguiendo luego la coordinación de las mismas.

El autor señala cinco elementos pertenecientes a la estructura de una organización que, es importante señalar, no necesariamente estarán presentes de la misma manera en todas las empresas.

  1.     Cumbre estratégica: representa lo más alto de la jerarquía de la organización, y está formada por el director y las autoridades más significativas, así como todo aquel personal que les presta apoyo directo. A ellos les corresponde una visión global de la empresa, la definición de los objetivos de la organización, la relación institucional y con el entorno de la organización, etc.
  2.     Línea media: formada por los gerentes, supervisores y responsables cuya posición en la empresa se encuentra entre la más alta dirección y el núcleo operativo. Su papel es el de asignar las tareas a aquellos cuyo papel es la ejecución de las mismas con el objeto de alcanzar los objetivos definidos por sus superiores.
  3.     Estructura técnica o tecnoestructura: su papel es el de estandarizar los procesos de trabajo, diseñando su planteamiento formal y su control. El departamento de recursos humanos, por ejemplo, forma parte de esta estructura técnica.
  4.     Núcleo de operaciones: formado por el grueso de la organización, consiste en el conjunto de operarios que realizan las tareas de producción o de provisión de servicios, por lo que sus funciones, en última instancia, son las que mantienen viva a la organización.
  5.     Personal de apoyo: compuesto por todo el personal y unidades que ofrecen servicios y que realizan funciones para con la organización sin pertenecer a su estructura operacional. Un ejemplo de ello puede ser el servicio de cafetería, el personal de seguridad, etc.

Así pues, cada organización puede estructurarse siguiendo distintas “Configuraciones” planteadas por Mintzberg. Según el mismo autor, no existen organizaciones cuya estructura se corresponda completamente con una Configuración. Por el contrario, las organizaciones tienden a estructurarse, buscando la armonía interna y en relación con su entorno, imitando algunas de las Configuraciones sin limitarse a seguir únicamente una de ellas.

Mintzberg señala cinco modelos organizacionales:

  1.    Estructura simple: se trata de un modelo flexible e informal, idóneo si tienes una empresa pequeña o mediana. Se basan en la supervisión directa del director general o de otros miembros de la cumbre estratégica. Puedes imaginar una Estructura Simple pensando, por ejemplo, en una tienda, aunque empresas más grandes pueden seguir también esta Configuración.
  2.    Burocracia mecánica: este modelo, cuya base se encuentra en la estandarización de procesos de trabajo, busca reducir hasta el máximo exponente toda incertidumbre mediante un control burocrático exhaustivo de sus procesos. Se asocia con empresas cuyo trabajo es repetitivo, rutinario y por regla general simple.
  3.     Burocracia profesional: la base de esta configuración es la estandarización de destrezas y conocimientos de sus trabajadores. Las universidades o los hospitales pueden ser ejemplos ilustrativos de dicha Configuración.
  4.    Forma divisionista: una organización estructurada siguiendo esta Configuración estará formada por divisiones autónomas, cada una de ellas con unas funciones específicas, coordinadas por una dirección única centralizada. Puede ser tu caso si te encuentras en una gran empresa multinacional o un grupo de empresas funciona de esta forma.
  5.     Adhocracia: se trata de organizaciones altamente flexibles formadas por profesionales expertos que trabajan conjuntamente, coordinados, dispersos en toda la estructura. La autoridad se mueve, se traslada, constantemente, y generalmente están formadas por pequeños equipos que maximizan su rendimiento trabajando como unidades únicas. ¡Es, tal vez, el modelo más difícil de implementar!

 

La Organización de las empresas en el SIGLO XXI

¿Qué nos aporta el siglo XXI a la organización empresarial? Tomando como tendencias la mayor formación de las personas, la distinta actitud ante el trabajo y hacia las relaciones laborales que aportan los millenials y el desarrollo imparable de las tecnologías de la información podríamos considerar algunas tendencias

Simplificación de la estructura, lo que implica mayor responsabilidad para más personas.

  1. Eliminación de las barreras claras de la organización y la externalización de muchas de sus funciones y trabajos
  2. Flexibilidad y autonomía de decisión, y creación de más centros de responsabilidad
  3. Disminución de niveles organizativos creando estructuras más planas.
  4. Trabajo en equipo, conciliación e igualdad de oportunidades.
  5. Fuerte apoyo de los sistemas de información.

Carlos Fernández en el post: TENDENCIAS EN EL DESARROLLO DE LA ORGANIZACIÓN DE LAS EMPRESAS, enumera

Cuatro modelos de organización que se adaptan más a estas nuevas realidades:

 

1. Borderless organization

Frente a la evolución seguida por las organizaciones, la tendencia actual en un entorno empresarial en muchas ocasiones dinámico, es la denominada “borderlessorganization”.

Por “borderlessorganization” entendemos la organización sin fronteras, no solo relacionada con mayor capacidad de simbiosis y osmosis con el mundo exterior (clientes y proveedores), sino una organización sin límites internos, o al menos lo suficientemente flexible para que la capacidad de respuesta sea más rápida y ágil.

Basándose en este concepto se tratarán las organizaciones por proyectos, las organizaciones circulares y las organizaciones en red.

2. Organización por proyectos

Normalmente las organizaciones por proyectos se analizan en contraposición a las organizaciones por procesos. Ambos casos estarán determinados por su entorno. La producción de productos estándar va más dirigida a procesos, mientras que los productos ad hoc con gran dosis de cambio e innovación en su concepción van más a una organización por proyectos.

3. Organización circular

La organización circular es una variante de la organización por proyecto, o incluso va más dirigida a la organización interna de cada proyecto.

Se utiliza cuando se está trabajando en proyectos adhocráticos muy complejos, en los que los conocimientos actuales (por desarrollar) de los participantes son esenciales para la correcta finalización del proyecto. En el caso de que estos proyectos estén formados por diferentes etapas en las que vayan cambiando los requisitos de conocimientos del proyecto coincidiendo con los de los diferentes participantes, entones la dirección del proyecto va cambiando de líder coincidiendo con aquel que tiene los conocimientos máximos en dicha etapa.

Es posible que se superpongan el liderazgo administrativo con responsabilidades por la integración, plazos, etc. del proyecto con el liderazgo tecnológico transitorio y rotativo. Generalmente el primero es un facilitador del trabajo y en el segundo recaen las decisiones importantes sobre la conformación del producto o servicio objeto del proyecto.

4. La organización en red

  • Son organizaciones que sustituyen la jerarquía y la formalización por unidades más pequeñas integradas por una cultura, unos valores y unas relaciones sociales informales
  • Son organizaciones que eliminan sus límites con el entorno

Algunos autores tratan el tema de las redes y el outsourcing como procesos totalmente novedosos y nada más alejado de la realidad. Desde los inicios del siglo pasado y coincidiendo con el proceso de división internacional del trabajo, las empresas se han ido centrando en una parte de la cadena de valor, subcontratando todas aquellas partes no esenciales.

Lo que sí ha ocurrido en los últimos años, es que este proceso se ha radicalizado y acelerado aún más. Se ha pasado a la búsqueda de competencias cada vez más esenciales de las empresas que supongan la consolidación del liderazgo en algunas de las áreas en donde opera dicha empresa.

Se ha pasado de una subcontratación táctica de productos y servicios, a una estratégica, en la que la empresa se queda con aquello que verdaderamente son sus competencias diferenciadoras para externalizar todo lo demás

Conclusiones:

  • No existe el diseño organizativo perfecto y eso lo vemos en la propia evolución de los modelos. Los diseños siempre facilitan cosas y dificultan cosas. Por ello cuando se planifique un cambio organizativo, no solamente se deben relacionar las ventajas del nuevo diseño, sino que también se deben analizar sus deficiencias para proponer medidas de corrección.
  • Las nuevas formas organizativas de carácter transversal están mejor diseñadas para la innovación y la felxibilidad.
  • La organización empresarial es terreno abonado de consultores y gurus, hay que someter a los cambios organizativos a la prueba de la practicidad sin dejar que las modas determinen las decisiones estratégicas.
  • Bajo una misma denominación nos podemos encontrar diferentes funciones y responsabilidad según empresa.
  • Es importante señalar que aunque se dice que estos nuevos tipos de organizaciones son las organizaciones del futuro, no hay un tipo de organización mejor. La mejor forma organizativa es aquella que mejor se adapta a las condiciones internas de cada empresa y al ambiente en que estas operan.

Citando a (Mintzberg, 2001): “Algunos de los factores contingenciales que influyen en la decisión sobre el diseño de la organización de la empresa son:

  • la tecnología,
  • la incertidumbre ambiental,
  • las opciones estratégicas,
  • las necesidades de los empleados,
  • la moda actual,
  • la edad de la organización
  • el tamaño de la organización,
  • y la forma de propiedad.

Por lo que nos vemos abocados a utilizar nuestra capacidad de análisis para comprender y adaptarnos a cada entorno empresarial..

Como me decía un amigo sociólogo: “Sólo existen dos tipos de tareas: administrar y vender, lo demás es literatura”.

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